Myönnän heti alkuun, että tämä blogiteksti on kiukuttelua, mutta sitä aiheeni teettää – ja välillä vähän naurattaakin. Ennen kuin herne-maissi-paprikat ovat poskionteloissa saakka, lue postauksen lopusta ratkaisuehdotukset ja synninpäästö.

Olen tänä syksynä Myynti-iltamien ilmoittautumisia ja peruutuksia hoitaessani kiinnittänyt erityistä huomioita yrittäjien sähköpostiosoitteisiin. Se on minusta täysin ymmärrettävää, mikäli yksityishenkilön sähköpostiosoite on esimerkiksi muotoa etunimi.sukunimi@hotmail.com tai lempinimi_69@suomi24.fi. Jos tämä samainen osoite on käytössä yrittäjän toiminnassa, asiaan pitäisi saada muutos. Nämä osoitteet ovat hyviä vapaa-ajalla viestimiseen, mutta yritystoimintaan tarvitset ihan “oikean” osoitteen.

Jotkut yrittävät korjata asiaa tekemällä yritykselleen Gmail-tilin, esimerkiksi yritys@gmail.com. Toki monella yrityksellä on Gmail-tili ihan YouTube-kanavan hallinnointia varten. Tuplaamollakin on tällainen, mutta emme käytä sitä asiakkaiden kanssa viestimiseen.

Ja että miksi emme? Tämä luo pahan uskottavuusongelman. Ostaisitko auton yrittäjältä, joka on sinuun yhteydessä osoitteesta auto_kauppias@hotmail.com? Entä jos saat jalkahoitolasta markkinointikirjeen sähköpostiisi osoitteesta jalat.kuntoon@luukku.com? Mieti sähköpostiosoitetta valitessasi, millaisen kuvan annat viestin vastaanottajalle.

Äläkä missään nimessä, toistan, missään nimessä ota sähköpostia internetyhteyden tarjoajalta. Jos nimittäin vaihdat palveluntarjoajaa, sähköposti ei enää olekaan käytössä. Tai ehkä saat sen käyttöösi erillisellä hintalapulla. Se @pp.inet.fi-pääte ei ole hintansa arvoinen eikä yhtään sen uskottavampi kuin @gmail.com.

Vielä löytyy yksi esimerkki huonosta sähköpostiosoitteesta. Tähän syyllistytään myös Tuplaamossa. Kyse on yleisosoitteista. Minun silmissäni yrityksen arvostus, uskottavuus tai persoonallisuus ei nouse, jos saan sähköpostia osoitteesta myynti@yritys.fi saati sitten myynti.yritys@gmail.com. Pahimmassa tapauksessa sähköpostin allekirjoituksessa ei edes kerrota, kenen kanssa asioidaan, vaan siellä on “terveisin myynti@yritys.fi”. Pasikin siitä saarnaa: “Ihmiset haluavat viestiä ihmiselle!”

Ethän siis käytä info-, myynti- tai yritys@yritys.fi -osoitteita omaan viestimiseesi. Verkkokauppatilausten yhteydessä on ymmärrettävää käyttää esimerkiksi myynti@yritys.fi -osoitetta, mutta huolehdithan siitä, että jokaisella yrityksessä työskentelevällä on myös oma henkilökohtainen sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteiden (ja muiden yhteystietojen) pitää löytyä myös sieltä verkkosivuilta. Pelkkä “Ota yhteys myynti@yritys.fi” ei anna yritykselle kasvoja. Kasvottomuus taas luo luottamuspulan ja voi olla myynnin este, vähintäänkin hidaste.

Tästä pääsenkin viimeiseen kiukunaiheeseen, sähköpostin allekirjoitukseen. Niitäkin on tullut vastaan kaikenlaisia, eikä omakaan allekirjoitukseni varmasti ole kaikkien mielestä täydellinen.

Ongelmia allekirjoituksen kanssa:

1. Allekirjoituksesta puuttuu olennaista tietoa, kuten lähettäjää ei kerrota.
2. Allekirjoitusta ei ole ollenkaan.
3. Allekirjoituksessa on tarpeettoman rajamailla olevaa tietoa: kaikki tittelit, sloganit, opinnot, tutkinnot ja opintopisteet ovat listattuna, mutta esimerkiksi puhelinnumero puuttuu.
4. Fonttikoko on liian pieni(<6) tai aivan jättimäinen (16<).
5. Allekirjoituksessa on useita suuria kuvia, logoja ja mainoksia niin, että tarpeellinen tieto hukkuu niiden joukkoon.

Hyvästä sähköpostin allekirjoituksesta tulisi käydä ilmi, kuka on viestin lähettäjä, hänen yhteystietonsa (ainakin puhelinnumero; välillä asioita on huomattavasti helpompi selvittää puhelimitse), yrityksen tiedot (unohtamatta suoraa linkkiä yrityksen sivuille) ja mielellään myös viestin lähettäjän kuva. Jos yrityksessä on useampi työntekijä, olisi kaikkien allekirjoituksissa hyvä olla sama pohja eli samanlainen ulkoasu. Tämä on kätevää toteuttaa erillisellä työkalulla, kuten meillä Tuplaamossa käytössä olevalla Wisestampilla.

Omassa allekirjoituksessani on yhteystietojen ja kuvan lisäksi kuvalinkit Tuplaamon Facebookiin, Instagramiin, Twitteriin ja YouTube-kanavalle. Lisäksi siinä on linkki omaan LinkedIn-profiiliini. Aiemmin linkitin sähköpostin allekirjoitukseen myös Snapchat-tilini ja toimistomme Google Mapsissa, mutta perkasin ne pois, ettei allekirjoitus täyty kuvakkeista. Mitä tilejä Sinulla on omassa allekirjoituksessasi?

Viiden kohdan apulista yrittäjälle:

1. Luo yrityksellesi oma sähköposti, toisin sanoen hanki oma domain.
2. Huolehdi, että kaikki yrityksen sähköpostiosoitteet ovat samaa muotoa, esim. etunimi.sukunimi@yritys.fi tai etunimi@yritys.fi.
3. Käytä yleissähköposteja vain välttämättömissä paikoissa (esim. verkkokaupan tilaukset: tilaukset@yritys.fi), hoida muu viestintä henkilökohtaiselta sähköpostitililtäsi (esim. etunimi@yritys.fi).
4. Muista seurata kaikkia sähköpostitilejäsi! Lisää käyttämääsi sähköpostisovellukseen kaikki tilit, ettei nettisivuilla mainittu info@yritys.fi -osoite jää unholaan. Voit myös tehdä postien uudelleenohjauksen yleissähköposteista omaasi.
5. Jos et osaa itse, kysy neuvoa. Palveluntarjoajasi osaa varmasti auttaa edellämainituissa asioissa.