Kaikenlaiset digiviisaat meuhkaavat joka puolella yrittäjille erilaisista äpeistä ja täpeistä kaiken pelastavina välineinä. Kannattaako pienyrittäjän tarttua jokaiseen digitalisaation tarjoamaan pikkusormeen, joka saattaa lopulta viedä koko käden?
Eräs valistunut kansalainen ihmetteli minulle, miksi parturit eivät tarjoa jollain digitaalisella menetelmällä aikoja tuoliinsa. Siis niille, jotka heräävät tarpeeseen vasta kuontalon villiinnyttyä siihen pisteeseen, että ulos ei kehtaa mennä. Siinä kohtaa harvoin saa omaan kalenteriin sopivia aikoja.
Kerroin kysyjälle esimerkin omasta parturisuhteestani. Olen käynyt vuodesta 2003 samalla parturilla. Suhteen kestäessä hän on muuttanut toimipisteensä kauemmas, joten minulla tulee 40 km ylimääräistä ajoa joka kerralla. Aluksi menimme useamman vuoden niin, että minä varasin ajan. Käyntiväliksi kehkeytyi 6-8 viikkoa. Ongelma oli usein edellä kuvatun kaltainen. Ajanvarausyritys viime tingassa ja aina sain valita vain aikoja, jotka sopivat huonosti omaan kalenteriin.
Päädyimme kuitenkin yhdessä ratkaisuun, jossa hänen kanssaan katsotaan kalenterista aika neljän viikon päähän aina samalla käynnillä. Saan valita itselleni parhaan mahdollisen ajan ja parturini saa minut 12 kertaa vuodessa tuoliinsa. Eli ennen keskiarvolla 7 krt vuodessa vs nyt 12 krt vuodessa. Siinä on jo 130 euroa lisää liikevaihtoa, lisäksi tulee vielä tukkatuotteet.
Nyt itse aiheeseen. Parturini käyttää edelleen A3 kokosia paperikalenterisivuja. Niihin mahtuvat kampaamon muidenkin tekijöiden ajat ja niitä on helppo puhelimessakin selata.
Tässä kohtaa digitalisaation keihäänkärjet älähtävät: ”kuinka vanhanaikaista”.
Kannattaako parturini siirtyä sähköiseen kalenteriin?
Ei ja kyllä.
Pelkästä siirtymisen ilosta ei kannata tehdä mitään. Se kun ei vie oikeastaan asiaa maalta merelle, piirteletkö asiat paperille vai sähköiseen välineeseen. Se on toki totta, että jälkimmäinen versio tuo tietyssä tapauksessa paljon etuja, mutta ei silti muuta vielä prosessia.
Saadakseen lisää kauppaa parturi-kampaaja, hieroja, fysioterapeutti, kosmetologi, autohuolto tai vaikka katsastus ei tarvitse ensisijaisesti yhtäkään aplikaatiota tai sähköistä välinettä. Siihen riittää paperikalenteri, johon asiakkaalle tarjotaan seuraavaa aikaa. Siis heti siinä kassalla, kun asiakas on tyytyväinen ja innoissaan juuri saamasta palvelustaan. Se toki vaatii järisyttävän vaikeita myynti- ja verbaliikan taitoja.
”Katsotaanko kalenterista uusi aika, niin saat sellaisen, kuin sinulle parhaiten sopii?”
Mutta jos todella halutaan muuttaa prosessia, nopeuttaa tiettyjä vaiheita ja säästää kenties aikaa johonkin muuhun, kannattaa digitalisaation kelkkaan hypätä. Pelkkä paperista vaihtaminen sähköiseen muotoon on korvaamista, ei prosessin muutosta.
Kaikilta asiakkailta et tule saamaan seuraavaa aikaa paperille. Osa ei osaa hallita aikaansa ja vaikka mitä kalenterissa lukisi, joku näennäisesti tärkeämpi saattaa syrjäyttää siellä olevat asiat.
Todellinen prosessin muutos on seuraavan kaltainen.
- Verkkosivuilla asiakas voi varata itselleen ajan, jonka yhteydessä hän maksaa myös käyntinsä. Järjestelmä lähettää asiakkaalle kuitin, varausvahvistuksen ja kalenteriin oman muistutuksen. Hänelle menee myös automaattisesti tekstiviesti edellisenä päivänä tulevan tapahtuman herätteenä.
Nyt saatat pohtia, miten voisit ottaa rahaa jo tässä vaiheessa, kun asiakkaalla saattaa olla erilaisia toiveita, jotka maksavat lisää. Kyllä, autohuollossakin löytyy aina jotain enemmän, mutta tässä kohtaa raha on sinulla, on asiakkaan ongelma tuleeko hän sovittuna aikana paikalle vai ei. Kun raha liikahtaa, sitoutuminen on isompaa.
2. Järjestelmä tarjoaa automaattisesti seuraavaa päivää asiakkaalle tekstiviestillä tai sähköpostilla.
Jos asiaa ei hoidettu kassalla, järjestelmä ehdottaa automaattisesti asiakkaalle uutta aikaa. Jos asiakas ei reagoi, järjestelmä lähettää hänelle automaattisesti vaikka parin viikon välein kyselyn. Automaatio siis herättelee asiakkaita taustalla, sinulle jää aikaa tehdä muuta.
Tämän kaiken voi hoitaa jo verkosta löytyvillä hyvinkin edullisilla (tai hinnakkaammilla järjestelmillä) ja vaikka markkinoinin automaatiojärjestelmän yhdistelmillä. Kuulostaa monimutkaiselta, mutta on lopulta kohtuullisen helppo rutistus.
Ilmaiseksi ja käden kääntessä nämäkään eivät synny, joten ennen projektiin ryhtymistä sinun kannattaa pohtia ainakin seuraavia asioita.
- Joudutko käyttämään paljon aikaa varausten säätämiseen?
- Onko sinulla paljon peruuntuneita/no show -tapauksia?
- Haluatko lisää liikevaihtoa?
- Haluatko kalenteri olevan tasaisesti täynnä töitä seuraavat 4-8 viikkoa?
Kun olet vastannut näihin, laske onko investointi järkevä. Paljonko voit ottaa lisää asiakkaita vuodessa? Paljonko säästät aikaa, jos pystyt vähentämään 10/20/30 % ajastasi itse työhön?
Jotkut pelkäävät kohtaa 4. Ihan totta, minulle on useampi yrittäjä sanonut ettei haluaisi myydä eioota-asiakkailleen. Ämpäreiden ja eioon-myyminen toimii Suomessa kuin tauti. Kun joku on suosittu ja sinne on aina jono, on sen pakko olla hyvä. Älä siis pelkää jonoa, asiakkaat oppivat kyllä varamaan ajoissa paikkansa sinulta.
Näiden järjestelmien rakentamiseen kannattaa käyttää ammattilaista. Varausjärjestelmän upotus sivuillesi ja sen yhdistäminen markkinoinnin automaatioon (jos varausjärjestelmässä ei ole ominaisuuksia) ottaa aikaa ja rahaa.
Jos kaiken laskemisen jälkeen päädyt siihen, että paperikalenterilla saat viivan alle enemmän rahaa, anna mennä. Pääasia, että kalenterissa on pitkälle täynnä ja raha liikkuu. Jos kuitenkin nuo neljä kysymystä alkaa näkyä arjessa, palaa piirustuspöydän ääreen.