Eräässä yrityksessä henkilökunnan vaihtuvuus oli melko suurta. Osa esimiesten selittelyä tilanteeseen oli tekijöiden nuori ikä, ala ja ”hakijamateriaali”. Hiukan asiaa tutkittuani löysin kaksi merkittävää ongelmaa. Yksinkertaisia asioita tehtiin kymmenellä eri tavalla ja liki jokainen vastasi perehdytyksen puutteen olevan ongelma.
”Kyllä ammattilaisen pitää tietää miten tämä homma toimii”
Vaikka vihaankin sanaa prosessi, sillä on paikkansa. Yrityksen kokoluokalla ei ole mitään merkitystä. Yhdenkin ihmisen kannattaa käyttää aikaa käytäntöjen piirtämiseen ja luomiseen. Jos tehtävä on työvoimapainotteista ja nojaa vahvasti sesonkeihin, prosessit ovat vielä tärkeämpiä. Jos väkeä on palkkalistoillasi paljon, ne ovat elinehto.
Prosessien puuttuessa sooloilu lisääntyy. Syynä on mene ja tee –malli. Kun yritys ei tarjoa muuta kuin räpylät ja näyttää uima-altaan päädyn, tekijä valitsee oman tavan pysyä pinnalla.
Valinta menee aina tekijän oman mukavuusalueen mukaan, koska niin ihmiset on ohjelmoitu. Me toimimme tilanteessa sen mukaan, mikä on mielestämme järkevää, kuluttaa vähiten energiaa ja on mukavinta meille.
Ammattilainen osaa myydä, mutta silloin hän myy omien arvojensa, tapojensa ja mieleisensä mallin mukaan. Ammattilainen osaa hoitaa kahvilan tiskin takana tapahtuvat asiat, mutta jos perehdytys jää kassakoneen toimintaan, silloin hän tekee asiat niin kuin on oppinut sen koulussa, työharjoittelussa tai muissa paikoissa. Onko sinun paikkasi niin kuin muut paikat?
Haluatko, että yrityksesi näyttää oman visiosi mukaiselta, vai että se on kuin naapurin Penan paja?
Syvään päätyyn heittäminen on edelleen monen mielestä se ykköstapa testata uutta tekijää. Kaksi kymmenestä ehkä onnistuu, kuusi kymmenestä räpiköi juuri ja juuri sieraimet pinnalla ja kahta naarataan pelastajan toimesta rannalle.
Työnantajan kannalta tällaisesta kastautumisesta selvinnyt työntekijä vaikuttaa toki hyvältä. Se ei kuitenkaan tarkoita, että tekijä olisi tyytyväinen työnantajaan. Usein onnistujakin kertoo myöhemmin selviytymisen olleen raaka taistelu tunteiden ja jaksamisen kanssa.
Eikä epäonnistuminen tarkoita, että kyseessä olisi huono työntekijä. Kaikilta äkki-improvisointi ei vain onnistu, mutta he ovat ehkä tunnollisempia ja luotettavampia tekijöitä, kunhan ohjeet ovat kunnossa.
Joskus kovan kasvun keskellä täytyy toki pyrkiä perse edellä puuhun. Ensin myydään ja sitten ihmetellään kuka hoitaa ja miten. Tai kemia ei kohdannut, tekijä löysi uuden itselleen paremman polun ja tässä vaiheessa jonkun on pakko juosta liikkuvaan junaan mukaan. Elämä, edes liike-sellainen ei kulje suunniteltuja polkuja.
Tässäkin kohtaa hyvä prosessi pelastaa, mutta jos sitä ei ole, pitäisi vähintään rakentaa prosessi tämän matkan varrella.
”Mä en halua että meillä on liikaa sääntöjä, vaan kiva meininki”
Prosessi ei tarkoita sitä, että kaikkiin tilanteisiin annetaan valmiit vastaukset. Prosessi ei tarkoita, että joku kyttää tekemistä niskan takana koko ajan. Prosessi ohjaa kohti yhteistä tavoitetta ja tapaa toimia.
Yleensä tällaiset vähemmän sääntöjä enemmän kivaa –tyyppiset ratkaisut syntyvät omista kokemuksista – huono pomo on pilannut tekemisen meiningin koko firmassa. Kun päästään rakentamaan omaa, ajatellaan, että mahdollisimman rento meininki luo hyvän fiiliksen. Ei luo.
Kun säännöt puuttuvat, jokainen luo omat sääntönsä.
Onpa kyse harrastuksesta tai työstä, selkeät reunaehdot, yhteinen tapa toimia ja säännöt ovat tärkeä osa toiminnan laatua. Osa toimii automaatiolla oikealla tavalla kohti oikeaa suuntaa, osa tarvitsee selkeät ohjeet tehdäkseen asioita kohti tavoitetta. Vasta tapa tehdä luo ilmapiirin yhteisöön ja se määrittelee miten kivaa siellä on. Yleensä on kivempaa, kun kaikki tietävät mitä ja kuinka asioita tehdään.
Pelkkä prosessi ei riitä, tarvitaan perehdytystä
Kotimaiset softafirmat ja isot kansainväliset toimijat ovat toteuttaneet pitkiäkin perehdytyksiä jo vuosia. Kun kansainvälisesti tilannetta seuraa, niin 3-12 kuukauden perehdytysohjelmat ovat ihan arkipäivää. Miksi suomalaisissa pk-yrityksissä pidemmät sisäänajot loistavat poissaolollaan?
Suuri syy on varmasti koko. Yksinkertaisesti resurssit ovat pienet eikä ole varaa tehdä tuplatyötä, jota uuden tekijän kouluttaminen vanhempien tekijöiden avulla vaatii. Koko tarkoittaa myös sitä, että yritykset ovat pikkuhiljaa kasvaneet yrittäjän harteilta muiden käsiin. On jaettu eteenpäin se tapa miten yrittäjä on asiat aina tehnyt.
Tiedän omakohtaisesti, miten vaikeaa toisen on lukea omistajayrittäjien kirkasta visiota otsalohkon läpi, kun sitä ei kerrota ääneen saati ole paperille saatettu.
Toinen syy perehdytysprosessien puutteeseen on varmasti mittaamisen puute. Vaikka kaikki tiedostavat huonon perehdytyksen olevan yhtä kuin rahan hukkaan heittäminen, silti prosessien suunnitteluun käytettyä aikaa ei nähdä investointina.
Kohta on taas se aika vuodesta, kun iso joukko nuoria saapuu yrityksiin auttamaan kesäsesongin yli. Osalle heistä kyseessä on ihan ensimmäinen oikea työkokemus. Etenkin heille hyvin mietityt prosessit ja perehdytysohjelmat takaavat paremman tuloksen monella mittarilla.
Kun nuorelle kerrotaan miten eri tilainteissa toimitaan, kauppa käy paremmin, asiakkaat ovat tyytyväisempiä ja työnantajamielikuva kasvaa.
Nuorten odotukset ovat suuret, mutta samalla uusi tilanne pelottaa. Kun työnantaja hoitaa kesän hyvin, seuraavina kesinä tarjolla on taas ehkä hieman parempaa kokelasta ja hyvässä lykyssä niistä kesän tähdistä kasvaa vakituisia tähtiä riviin.
”Mutta kun ei meillä kesällä ole aikaa perehdyttää siinä kiireessä”
Kesätyöntekijöiden perehdytyksessäkin kuuluisa heti on viimetinka. Jokainen ymmärtää, että sinne ei asioita kannata jättää, mutta toisinhan siinä yleensä käy. Tarkkaan piirretyt prosessit on kuitenkin helppo jalostaa työohjeet, jotka voi toimittaa paperilla tai sähköisesti jo ennen työn aloittamista uusille tulijoille. Ei se sen kummempaa ole.
Eletään tietysti vuotta 2021 ja jokaisella on täysiveriset videotuotantolaitokset taskussa. Köyhänmiehen versiossa sinä kuvaa videot itse, lataat ne omalle nettisivulle salasanan taakse piiloon ja jaat ne kaikille uusille kesä- tai vakityöhön tuleville.
Mikään ei voita esimerkiksi kassan äärellä tehtyä harjoittelua, mutta jos pääsee vaikka juuri sen kassakoneen sielunelämään kiinni verkon yli ennen aloitusta, moni asia sujuu juohevammin.
Prosessien ja perehdytyksen kaava on siis hyvin yksinkertainen. Kirjaa ylös ainakin seuraavat asiat:
- Mikä on tavoite
- Miten sinne aiotaan päästä
- Mikä on firman tapa tehdä
- Millä välineillä tehdään
- Kuka tekee
- Milloin tehdään
- Miksi tehdään
- Kenellä on vastuu tarkistaa ohjeiden oikeellisuus
- jne.
Luo prosessit toiminnalle, luo runko perehdytykselle. Kun tekijä tietää mitä häneltä odotetaan ja mitkä ovat raamit toiminnalle, tuotto on monella tasolla parempaa kuin yksin altaan syvässä päädyssä seisovalla
Valmiimpia kesätyöntekijöitä = helpompi kesä sinulle!
Onko teille tulossa kesätyöntekijöitä asiakaspalveluhommiin? Sehän tarkoittaa väkisinkin töyssyjä normaaliin arkeen. Tässä on kuitenkin jotakin, joka helpottaa kesääsi ja tekee siitä ehkä huomattavasti tuottoisamman.
Tämän verkkokoulutuksen myötä…
- Säästät aikaasi
- Asiakaspalaute ja asiakaskokemus kohenevat
- Tasaisempaa kassavirtaa
- Keskiostos kasvaa
- Työnantajamielikuva paranee
