Oy TuloksenTuplausToimisto Ab:n rekisteri- ja tietosuojaseloste, asiakas- ja markkinointirekisteri

Tervehdys Tuplaamosta! (Eli Oy TuloksenTuplausToimisto Ab:stä)

Seuraavassa kerromme siitä miksi keräämme erilaisia tietoja esimerkiksi sinusta, mitä tietoja keräämme, miten sitä säilytämme ja mitä sillä teemme. Tämä teksti on laadittu toukokuussa 2018 ja täydennämme sitä tarpeen tullen. Laatimisajankohta liittyy EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantuloon, mutta se ei varsinaisesti muuta esimerkiksi meidän kohdallamme juuri mitään. Paitsi sen, että tämä seloste on aikaisempaa seikkaperäisempi.

Digitaalisten välineiden käyttö, myös markkinoinnissa, on nostanut yksityisyydensuojan aikaisempaa voimakkaammin esiin. Siksi uusi asetuskin on annettu. Me olemme olleet aina varovaisia siinä, miten keräämiämme tietoja käsittelemme ja kuka niihin pääsee käsiksi. Kyse on puhtaasti siitä, että niin mekin toivomme, että meidän tietoja käsitellään kaikissa niissä yrityksissä, joilla niitä on.

Käyttämällä palveluitamme ja verkkosivujamme tai ottamalla meihin yhteyttä hyväksyt, että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Mikäli et hyväksy näitä ehtoja, yhteinen tulevaisuutemme on vaakalaudalla. Emme myöskään halua salailla mitään ja siksi kerromme tässä selosteessa tarkasti käytäntömme. Siksi toivomme, että luet huolellisesti tämän tietosuojaselosteen ennen kuin jatkat matkaa kanssamme.

Kuka on rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on taho, joka päättää siitä kenen mitä tietoja rekisteriin tallennetaan, miten rekisteriä hoidetaan ja miten sen tietoja käytetään. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjä on:

Oy TuloksenTuplausToimisto Ab
Hatanpään valtatie 34 C
33100 Tampere
2274846-6

Jos sinulla on rekisterinpitoon tai sinne tallennettuihin omiin tietoihisi liittyvää kysyttävää, yhteyshenkilönä toimii:

Jukka Lahti
jukka@tuplaamo.fi
040 500 9283

Miksi keräämme tietojasi

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat:

Sopimusten täytäntöönpano
Kun tilaat meiltä jotakin tai muuten sovimme, että me palvelemme sinua, meidän täytyy tallentaa tiettyjä tietoja sinusta omiin järjestelmiimme. Esimerkiksi nimi, yritys, osoitteet, laskutustiedot, tilauksen sisältö jne.

Asiakasviestintä
Kaikki sujuu paremmin, kun pystymme saamaan sinuun helposti yhteyden. Lisäksi sekin auttaa, että esimerkiksi tilaukseen tai projektin etenemiseen liittyviä tärkeitä tietoja on tallennettuna siten, että kuka tahansa meillä asiaa hoitava saa ne nähdäkseen. Eräs tällainen tieto voisi olla esimerkiksi se, että olet ensi viikon lomalla, joten silloin ei kannata yrittää soitella.

Oikeudellisten velvoitteiden ja vaateiden täyttäminen
Joissakin tilanteissa julkisen tahon on saatava tietää millainen projekti sinulle on toteutettu esimerkiksi innovaatiosetelin tuella.

Liiketoimintamme kehittäminen
Jotta voimme kehittää entistä parempia tuotteita ja palveluita, tarvitsemme tietoa esimerkiksi siitä, minkä tyyppiset yritykset ovat ostaneet tietyn tyyppisiä tuotteita. Tällöin voimme kirjata rekisteriimme esimerkiksi yrityksesi toimialan, liikevaihtoluokan, työntekijämäärän jne.

Palveluidemme kohdentaminen
Samoin kuin liiketoiminnan kehittämisessä, myös palveluiden kohdentamisessa auttaa, että pystymme näkemään millaiset asiakkaat ostavat minkäkin tyyppisiä tuotteita. Tässä auttaa myös tieto siitä, mitä sivustomme sivuja ja mitä lähettämiämme sähköposteja tietyn tuotteen ostajat ovat lukeneet.

Mitä tietoja keräämme

Pääasiassa keräämme sinua koskevia tietoja, kun käyt nettisivuillamme (Tuplaamo.fi, PasiRautio.fi tai Tuplaajat.fi), otat meihin yhteyttä ennen asiakkuutta ja kun käytät palveluitamme. Tämän lisäksi saatamme kerätä sinua koskevaa tietoa julkisista lähteistä, kuten LinkedInistä tai muista sosiaalisen median palveluista.

Tallennamme asiakas- ja markkinointirekisteriimme tietoja asiakkaistamme ja asiakasehdokkaistamme (eli potentiaalisista asiakkaista eli liideistä). Evästeiden kautta saamme tietoa myös tunnistautumattomista verkkosivukävijöistämme. (Evästekäytännöstä tarkemmin alempana).

Tallennamme tyypillisesti seuraavia tietoja:

Etunimi
Sukunimi
Sähköpostiosoite
Yritys
Titteli
Postiosoite
Laskutusosoite
Puhelinnumero
Tiedot markkinoinnin luvista ja/tai kielloista
Henkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet)
Yhteydenottolomakkeiden ja chatin kautta syötetyt tiedot
Asiakaspalautetiedot
Ostohistoria
Nettisivujen kirjautumis- ja selaushistoria
Markkinointiviestien vastaanottohistoria
IP-osoite tai muu tunniste

Tietojen käsittelyperusteet

EU:n tietosuoja-asetus määrittelee kuusi käsittelyedellytystä, eli syytä tietojesi käsittelylle. Aina, kun tietojasi käsitellään, vähintään yksi edellytys täytyy täyttyä ja pidämme myös huolta, että näin on. Saatamme käsitellä henkilötietojasi usealla eri perusteella, mutta tyypillisimmin sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, oman oikeutetun etumme nojalla ja oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi. Oikeutettu etu tarkoittaa sitä, että yrityksenä saamme tarjota palveluitamme ja kehittää toimintaamme. Joitakin henkilötietoja saatamme käsitellä myös suostumuksesi nojalla.

Tietojen käsittely ja luovuttaminen kolmansille osapuolille

Emme myy yhteystietoja markkinointi- tai mihinkään muihinkaan tarkoituksiin yhtään kenellekään. Paitsi tietysti siinä tapauksessa, että sattuisimme myymään koko puljun. Pääsääntöisesti henkilötietojasi käsittelevät Tuplaamon työntekijät töissään. Saatamme myös ulkoistaa jotain henkilötietojen käsittelyä, kuten henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytetyt tietojärjestelmät. Tällaisia järjestelmiä ovat esimerkiksi markkinoinnin automaatioon käyttämämme ActiveCampaign sekä verkkokauppamme maksuvälittäjä Paytrail.

Huolehdimme tällöin muun muassa sopimuksin siitä, että tietojesi luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti. Saatamme myös luovuttaa tietoja muutoin sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi taikka lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä.

Tietojen luovutus EU-alueen ulkopuolelle

Tässä kohdassa tietojen luovuttamisella ei tarkoiteta sitä, että tietosi olisivat vapaasti EU:n ulkopuolella toimivan tahon käytettävissä. Tässä luovuttaminen merkitsee sitä, että tietoja säilytetään EU:n ulkopuolella. Kun käytämme tietojen tallentamiseen pilvipalveluita, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella, pilvipalvelu toimii käytännössä tietojen säilyttäjänä. He siis pitävät huolen siitä, että tiedot on suojattu tehokkaasti.

Varmistamme aina, että mahdollinen tiedonsiirto toteutetaan tietosuojalain edellyttämin perustein ja riittävin suojamekanismein ja pyrimme minimoimaan tietojen siirron EU-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Tietojen varastointi ei kuulu ydinliiketoimintaamme. Siksi emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Tietojen säilytysaikaa saattaa säädellä myös esimerkiksi kirjanpitolaki. Sinulla on milloin tahansa oikeus pyytää meitä päivittämään tietojasi tai poistamaan ne kokonaan rekisteristämme.

Tietojen turvaaminen

Tietojasi säilytetään sähköisessä muodossa palvelimilla, jotka on suojattu alan yleisten käytäntöjen mukaisesti. Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot pidetään luottamuksellisina eikä niitä ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville taikka luottamuksellisesti ja rajoitetusti palvelusopimusten perusteella alihankkijoillemme. Pääsy henkilötietoihisi on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

Onko tietoja pakko antaa

Jos et anna henkilötietoja tai salli niiden käsittelyä, emme todennäköisesti pysty palvelemaan sinua ja täyttämään toimintamme tarkoitusta. Niinpä jos et halua että käsittelemme tietojasi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti, pyydämme että et toimita meille mitään tietoja.

Evästeet ja niiden käyttö

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.

Sinun oikeutesi rekisteröitynä

Yksi uuden tietosuoja-asetuksen keskeinen tavoite on ollut lisätä rekisteröidyn oikeuksia. Niitä sinulla onkin vino pino:

Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jukka@tuplaamo.fi.

Pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Voit kieltää henkilötietojesi käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksia varten lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jukka@tuplaamo.fi.

Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua.

Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä.

Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.

Oikeuksiesi toteuttaminen

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jukka@tuplaamo.fi. Pyydämme sinua samalla mainitsemaan nimesi, osoitteesi ja puhelinnumerosi. Viestisi jälkeen saatamme vielä käyttää muita välineitä henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaselosteen päivittäminen

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua siitä syystä tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.